Un ordine di lavoro (OdL) è un documento, sia cartaceo che digitale, che fornisce tutte le informazioni necessarie per un intervento di manutenzione. È il primo passo da compiere dopo aver ricevuto una richiesta di intervento o seguendo un calendario di manutenzione preventiva.

Struttura di un Ordine di Lavoro

Un OdL ben strutturato dovrebbe includere almeno i seguenti dettagli:

• Nome e cognome o reparto del richiedente dell’intervento
• Nome e cognome di chi ha autorizzato il lavoro
• Asset, macchinario o impianto oggetto dell’intervento e la sua ubicazione
• Scopo dell’intervento
• Descrizione del problema
• Tipo di intervento
• Livello di priorità
• Nome e cognome del tecnico assegnato (interno o esterno)
• Prerequisiti per il completamento dell’obiettivo (es. componenti di ricambio, strumenti, documenti, check-list)
• Data prevista di inizio e fine lavoro

La corretta compilazione e gestione di un OdL, sia prima, durante che dopo l’intervento, insieme alla sua archiviazione e analisi, sono fondamentali per l’efficienza dei processi di manutenzione aziendale.

Utilità di un Software CMMS come QX-MAN

L’utilizzo di un software di manutenzione CMMS come QX-MAN semplifica e automatizza la gestione dell’OdL durante tutto il suo ciclo di vita. Questo software permette di:

• Pianificare l’intervento in modo efficiente
• Coordinare tutte le parti coinvolte
• Aggiungere con facilità tutta la documentazione necessaria
• Ottenere una tracciabilità completa di tutte le operazioni

Tipologie di Ordini di Lavoro

Esistono due tipi principali di OdL:

1. Ordine di Lavoro generato da una richiesta di intervento: È reattivo a guasti o anomalie, rappresentando un intervento di manutenzione correttiva. Viene generato dopo la ricezione di una richiesta di intervento da parte di personale esterno al team di manutenzione.
2. Ordine di Lavoro generato da un’azione di manutenzione programmata: È precedente al verificarsi di un guasto, derivante da un’azione preventiva pianificata, come una scadenza temporale. In questo caso, non c’è una richiesta di intervento, ma un’azione di manutenzione programmata, generata a partire dalla definizione di un piano di manutenzione.

Differenza tra Richiesta di Intervento e Ordine di Lavoro

• Richiesta di Intervento: Viene generata da personale esterno al team di manutenzione e consiste nella segnalazione di un guasto o un’anomalia (manutenzione correttiva).
• Ordine di Lavoro: È lo step successivo all’emissione della richiesta di intervento, dove si organizza l’intervento. È gestito dal supervisor o da un membro dello staff.

Workflow di un Ordine di Lavoro

Il ciclo di vita di un OdL include almeno 5 step fondamentali:

1. Creazione: Dopo la ricezione di una richiesta di intervento o la pianificazione di manutenzione preventiva.
2. Assegnazione e Pianificazione: Assegnazione del compito a una risorsa interna o esterna, con aggiornamento del calendario.
3. Esecuzione: Il tecnico o il fornitore riceve l’OdL e procede con l’intervento.
4. Chiusura: Aggiunta dei costi, compilazione del rapportino e aggiornamento con note, se necessario.
5. Archiviazione: Tutte le informazioni vengono inserite nel sistema di gestione della manutenzione.

Perché Passare da Excel a ByteQX per la Gestione degli Ordini di Lavoro

Non sempre una soluzione è migliore di un’altra e soprattutto non sempre un passaggio da Excel a una soluzione più avanzata è facile da giustificare. Tuttavia, quando si tratta della gestione degli ordini di lavoro e della manutenzione degli asset aziendali, le differenze diventano evidenti. Ecco un confronto tra l’approccio tradizionale di Excel e la soluzione moderna e collaborativa di ByteQX con il suo modulo QX-MAN:

Soluzione Excel:

• Costi Nascosti:
  • L’utilizzo di Excel per gestire gli ordini di lavoro può sembrare gratuito inizialmente, ma i costi nascosti si accumulano nel tempo. Tempo dedicato alla compilazione, possibili errori umani, e la necessità di risolvere discrepanze possono aumentare i costi nascosti.
• Rischi di Errori:
  • La gestione manuale in Excel è soggetta a errori umani. Un dato inserito erroneamente o una formula sbagliata possono causare problemi costosi e ritardi nell’esecuzione delle operazioni di manutenzione.
• Difficoltà di Tracciamento:
  • Seguire lo stato di un ordine di lavoro in Excel può diventare complicato. Senza un sistema integrato, il tracciamento dei progressi può richiedere molto tempo e risorse.

ByteQX con QX-MAN:

• Risparmio di Tempo e Costi:
  • Con QX-MAN, i processi di gestione degli ordini di lavoro diventano più efficienti e automatizzati. Ciò si traduce in un notevole risparmio di tempo per il tuo team e, di conseguenza, in una riduzione dei costi operativi.
• Riduzione degli Errori:
  • Grazie alla sua natura automatizzata, QX-MAN riduce drasticamente il rischio di errori umani. La corretta compilazione dei dati e la tracciabilità precisa garantiscono una maggiore precisione nelle operazioni.
• Facilità di Tracciamento:
  • Ogni fase di un ordine di lavoro è facilmente tracciabile con QX-MAN. Dall’assegnazione all’esecuzione, fino alla chiusura e all’archiviazione, puoi monitorare ogni passaggio in modo chiaro e intuitivo.
• Accesso Remoto e Collaborativo:
  • QX-MAN consente al tuo team di accedere alle informazioni e aggiornamenti sugli ordini di lavoro ovunque si trovino. Questo supporta una maggiore collaborazione e coordinamento tra i membri del team e i fornitori.
• Pianificazione Ottimizzata:
  • Grazie al calendario drag-and-drop e alle funzionalità di pianificazione avanzate, QX-MAN semplifica la programmazione delle attività di manutenzione. Puoi ottimizzare le risorse e evitare sovrapposizioni di lavoro.
• Rapporti e Analisi Dettagliate:
  • Con ByteQX, hai accesso a rapporti dettagliati e analisi approfondite sulle prestazioni del tuo team di manutenzione. Questi dati ti consentono di identificare aree di miglioramento e prendere decisioni informate.